Hoe werkt de koppeling met Sport.Vlaanderen?

Met de koppeling naar Sport.Vlaanderen kun je gemakkelijk veldtoertochten bekijken en beheren die door jouw gemeente lopen. De sportmodule is terug te vinden in de linkernavigatiekolom. 

De sportmodule geeft een filterbaar overzicht, zodat je snel en eenvoudig de informatie kunt vinden die je nodig hebt. Bovendien wordt de informatie regelmatig bijgewerkt om ervoor te zorgen dat deze altijd up-to-date is.

Voordeel koppeling

• Een overzicht van de toertochten in jouw gemeente rechtstreeks te raadplegen in Flowlab.
• Je kan vanuit Flowlab een beslissing indienen voor de toertocht.
  • Opgelet! Eens de koppeling geactiveerd wordt en je bij Sport Vlaanderen Flowab instelt als toertochtbehandelaar, moeten de toelatingen ingegeven worden in Flowlab. Dit kan dan niet langer in Sport Vlaanderen zelf.
• Geautomatiseerde acties in te stellen met triggers en acties.

Aandachtspunten bij de koppeling

• De toertochten staan in een apart overzicht en staan dus niet tussen de andere evenementen.
• Je kan vanuit deze module geen document genereren zoals de PDF in Sport Vlaanderen, welke door sommige besturen gebruikt wordt om het dossier voor te leggen op het College.

Overzicht toertochten

Wanneer je de pagina van de toertochten opent, krijg je overzicht van de toertochten.

Afhankelijk van welke kolommen je actief zet, zie je deze informatie: 

• Naam - de naam van de toertocht
• Aantal locaties - het aantal locaties (gemeenten) waar de toertocht passeert
• Aantal lussen - het aantal doorgegeven lussen
• Aantal vergunningen - het aantal vergunningen, ook door andere gemeenten
• Status - deze status wordt geupdated door Sport Vlaanderen
  • In afwachting van behandeling door federatie
  • Afgekeurd door federatie/overkoepelende actor
  • In afwachting van behandeling door Sport Vlaanderen
  • Afgekeurd door Sport Vlaanderen
  • Goedgekeurd door Sport Vlaanderen
  • Dossier onvolledig
  • Dossier volledig
  • Doorgestuurd ter goedkeuring
  • Machtiging niet in orde 
  • Machtiging in orde
  • Gepubliceerd op de website van Sport Vlaanderen
  • Inactief
  • Onbekend
• Datum - de datum waarop de toertocht doorgaat

Dit overzicht kan je filteren op

• Naam
• Status
• Datum

Hiervoor klik je op de knop Filters om deze in te stellen.

Wil je de getoonde kolommen personaliseren, klik dan op de knop Kolommen en vink de kolommen aan of uit welke je in het overzicht wil zien.

Veldtoertocht details:

Wanneer je een veldtoertocht selecteert, krijg je gedetailleerde informatie over de toertocht in verschillende tabbladen, waaronder:

Tabblad Algemeen

• Algemeen: 
  • Sport Vlaanderen ID
  • Datum toertocht
  • Status
  • Gemeenten: de gemeenten waar de tocht passeert
  • Verwacht aantal deelnemers
  • Eerste editie: ja of nee
  • Zelfde als laatste editie: ja of nee
• Organisator: 
  • Naam
  • Contactpersoon
  • E-mail
  • Telefoon
  • Provincie
  • Is verzekerd: ja of nee

Tabblad Lussen

• Hier zie je een overzicht van de lussen met het aantal km. 
• Klik op Toon kaart om de lus in detail te bekijken.

Tabblad Locaties

• Start- en finishlocatie van de toertocht

Tabblad Toelatingen

• Hier zie je de vergunningen van de andere gemeenten en kan je de toelating of afkeuring voor jouw gemeente toevoegen.
• Een eerder ingegeven beslissing, kan je hier ook updaten met de knop Update beslissing.

Beslissingen en opmerkingen toevoegen

In het tabblad Toelatingen voeg je de beslissing van jouw gemeente toe.

• Beslissing - Je duidt aan of de beslissing Positief of Negatief advies betreft.
• Opmerkingen - Je kan extra opmerkingen toevoegen. Dit kan handig zijn als je specifieke informatie wilt delen of als je een tocht hebt beoordeeld en feedback wilt geven. 
• Bijlagen - Je kan een document als bijlage toevoegen aan de beslissing.

De ingegeven beslissing van jouw gemeente stroomt terug naar Sport Vlaanderen. 

Triggers en acties toevoegen

In de linkernavigatiekolom, naast de sectie 'Sport', vind je drie bolletjes waarmee je triggers en acties kunt toevoegen. Binnen deze module bestaan de systeemtriggers  'Veldtoertocht toegevoegd' en 'Veldtoertocht aangepast'. Je kunt meer gedetailleerde informatie over deze functionaliteit vinden in het artikel triggers en acties.