Hoe vraag ik advies bij een evenementaanvraag?

Ik heb advies nodig bij formulier X

Om advies te vragen bij een formulier volg je deze stappen:

1) Advies koppelen voor goedkeuring

• Open het formulier waarvoor je advies nodig hebt
• Activeer onderaan de optie Advies koppelen voor goedkeuring
• Geef het aantal verplicht toe te voegen adviezen in
• Klik op Deadline toevoegen

• Vul aan wie het advies moet geven
  • Dienst - vink de juiste dienst aan en klik op selecteren.
  • Derde partij - vink de juiste derde partij aan en klik op selecteren. 
  • Gebruiker - vink de juiste gebruiker aan en klik op selecteren. 
• Deadline - hier kan je bepalen wat er moet gebeuren nadat de deadline vervallen is. Bijvoorbeeld wanneer het advies bij het formulier niet of te laat gegeven wordt, vertrekt er een mail naar X of wijzigt de status van het formulier naar afgekeurd.
  • Stel de termijn in
  • Kies de passende actie - Hier wordt niet altijd een actie aan gekoppeld.
• Herinneringen - hier kan je bepalen om een herinnering te sturen wanneer het advies bijvoorbeeld 7 dagen voor de deadline nog niet gegeven werd.
  • Stel de termijn in
  • Kies de passende actie
• Klik onderaan rechts op Bewaren

2) Triggers en acties bij het formulier instellen om de mail met de adviesvraag op te stellen

• Keer terug naar het overzicht van de formulieren en kies bij het formulier achteraan, via de drie bolletjes, voor Triggers en acties bewerken.

• Klik op Trigger toevoegen

• Kies voor Systeem(trigger)

• Selecteer de trigger 'De eigenaar dient het formulier in' - zo wordt de actie die je hieraan koppelt getriggerd zodra het formulier ingevuld en doorgestuurd wordt door de eigenaar.
• Klik onderaan rechts op Bewaren

Nu kan je een actie toevoegen bij de ingestelde trigger. De actie die je kiest is afhankelijk van 

• het feit of de partij die het advies moet geven, hiervoor zal inloggen in Flowlab of niet 
• en hoe je het advies wil ontvangen.
  • a) Ik stuur een mail naar de adviesgever met de inhoud van het ingevulde formulier. De adviesgever geeft zijn advies door deze mail te beantwoorden.
  • b) Ik stuur een mail naar de adviesgever met een link naar het formulier. De adviesgever logt in bij Flowlab en voegt zijn advies toe bij het formulier.
  • c) Ik stuur een in te vullen formulier naar de adviesgever, waarin hij zijn antwoord formuleert. In de bijhorende mail geef ik ter info de inhoud van het ingevulde formulier mee zodat hij een beslissing kan nemen. De adviesgever klikt op de link in zijn ontvangen mail en vult het formulier voor advies in zonder in te loggen in Flowlab.

a) Advies per mail - geen inlog in Flowlab nodig

Ik stuur een mail naar de adviesgever met de inhoud van het ingevulde formulier. De adviesgever geeft zijn advies door deze mail te beantwoorden.

Opgelet: In dit geval zit het gegeven advies niet automatisch in Flowlab. De dossierbeheerder geeft het advies uit de mail zelf in Flowlab in.

• Kies bij Actie toevoegen voor E-mail

• Actienaam: Geef de mail een gepaste naam
• Ontvangers: Stel de nodige ontvangers in
• Onderwerp: Vul het onderwerp van de mail aan

• Inhoud: Bepaal de inhoud van de mail
  • Voeg bij de inhoud het dynamisch veld 'Enkel ingevulde velden van het formulier' toe - zo wordt de opgevraagde informatie vanuit het formulier meegegeven in de mail naar de adviesgever.

• Selecteer Speel automatisch af
• Klik onderaan rechts op Bewaren

De ingestelde mail wordt automatisch naar de adviesgever gestuurd zodra de aanvrager het formulier ingevuld en doorgestuurd heeft. De adviesgever geeft zijn advies door deze mail te beantwoorden.

b) Adviesvraag per mail - de adviesgever geeft zijn advies in Flowlab in

Ik stuur een mail naar de adviesgever met een link naar het formulier. De adviesgever logt in bij Flowlab en voegt zijn advies toe bij het formulier.

• Om deze actie in te stellen volg je dezelfde werkwijze als bij a) advies per mail.
• Bij de inhoud van de mail voeg je het dynamisch veld 'Link naar dossier' toe, samen met de vermelding van het formulier waarvoor advies gevraagd wordt.

De ingestelde mail wordt automatisch naar de adviesgever gestuurd zodra de aanvrager het formulier ingevuld en doorgestuurd heeft. De adviesgever geeft zijn advies rechtstreeks in in Flowlab door in te loggen (zijn rol = dossierbeheerder).

c) Adviesvraag via een formulier - geen inlog in Flowlab nodig

Ik stuur een in te vullen formulier naar de adviesgever, waarin hij zijn antwoord formuleert. In de bijhorende mail geef ik ter info de inhoud van het ingevulde formulier mee zodat hij een beslissing kan nemen. De adviesgever klikt op de link in zijn ontvangen mail en vult het formulier voor advies in zonder in te loggen in Flowlab.

Voor deze werkwijze heb je 2 formulieren nodig:

• 1. Het formulier dat de aanvrager invult met de nodige informatie
• 2. Een formulier dat de adviesgever invult om zijn advies mee te geven

Je stelt de trigger en de actie in bij het eerste formulier, bij het formulier dat de aanvrager moet invullen.

• De trigger is net zoals bij de vorige = De eigenaar dient het formulier in
• Als actie kies je voor Formulier delen

• Actienaam: geef de actie een gepaste naam
• Formulier: Selecteer het formulier dat de adviesgever moet invullen

Je kan nu de mail verder opmaken.

• Selecteer de juiste ontvangers.
• Pas eventueel het onderwerp aan.
• Bij de inhoud verwijs je naar het dossier en formuleer je je adviesvraag. Met het dynamisch veld 'Alle ingevulde velden van het formulier' kan je hier de nodige informatie meesturen voor de adviesgever. (Dit zijn de ingevulde velden uit het formulier dat door de aanvrager werd ingediend.)
• Vervalt na: hier bepaal je hoe lang de link (knop) geldig is.
  • Wanneer deze mail verstuurd wordt, bevat deze een knop waardoor de adviesgever het formulier opent dat hij moet invullen, zonder dat hij hoeft in te loggen in Flowlab. - Deze knop is beperkt geldig.
• Toon dossierinformatie: dit vink je best aan.
  • Dit toont de basisinformatie over het evenement
• Kies voor Speel automatisch af
• Klik onderaan rechts op Bewaren

De ingestelde mail wordt automatisch naar de adviesgever gestuurd zodra de aanvrager het formulier ingevuld en doorgestuurd heeft. De adviesgever geeft zijn advies door het formulier via de link (knop) in te vullen.

Opgelet! Het advies zit nu in een formulier en nog niet onder het tabblad Adviezen bij het formulier - indien nodig dient dit manueel aangevuld te worden.

Ik heb advies nodig bij dossier X

Om advies te vragen bij een dossier volg je deze stappen:

• Selecteer Triggers en acties onder Evenementen (via de drie bolletjes)
• Klik rechts bovenaan op Trigger toevoegen
• Kies voor trigger Op maat
  • Bepaal de activators (voorwaarden) voor de trigger
    • Combineer een aantal voorwaarden die bepalen wanneer de actie dient te gebeuren. Bijvoorbeeld 
      • het dossier bevat formulier x en dit formulier werd ingediend door de aanvrager en heeft dus status = in behandeling
      • het dossier bevat formulier x en dit formulier werd goedgekeurd en heeft dus de status = goedgekeurd
      • het dossier bevat formulier x en dit formulier heeft status = goedgekeurd EN het dossier bevat formulier Y en dit formulier heeft de status goedgekeurd
    • de trigger en de activators zijn volledig op maat te bepalen afhankelijk van wanneer de adviesvraag verstuurd dient te worden - misschien moet er een tweede advies gevraagd worden nadat het eerste positief was, dan kan de activator er mogelijks zo uitzien:
      • laatste advies derde partij = politie EN laatste advies status = positief
  • Kies de actie die hieraan gekoppeld wordt (in de meeste gevallen een mail naar de adviesgever) en maak de actie verder op met de nodige gegevens en dynamische velden.

De ingestelde mail wordt automatisch naar de adviesgever gestuurd zodra de ingestelde voorwaarden vervult zijn. De adviesgever geeft zijn advies rechtstreeks in in Flowlab door in te loggen (zijn rol = dossierbeheerder).