Hoe werkt de koppeling met Notula?

Hoe wordt de koppeling met Notula opgestart?

• Om Flowlab te koppelen met Notula, moet de gemeente eerst bij Notula (Greenvalley) aangeven dat ze een koppeling willen. Op die manier kunnen de mensen bij Notula ervoor zorgen dat langs hun kant alvast alles in orde kan worden gemaakt.
• Wanneer deze aanvraag bij Notula in orde is, ontvangt Flowlab een gebruiker en wachtwoord (info@flowlab.be) voor de webservices van Notula. Hiermee kan Flowlab aan de slag om de koppeling te leggen.

Hoe werkt de koppeling met Notula?

Met deze koppeling kan je vanuit Flowlab concepten van agendapunten aanmaken in Notula. Vervolgens kan je in Notula deze verder agendapunten verwerken. Het exporteren van Flowlab naar Notula werkt als volgt:

• Ga in je evenementendossier naar het tabblad Notulen
• Daar klik je op Exporteren naar Notula

• Hierbij opent er een scherm en vul je de nodige gegevens in, welke automatisch in Notula overgenomen worden:
  • Selecteer de behandelende dienst
  • Kies het beslissingsorgaan
  • De korte titel staat al ingevuld en is gelijk aan de titel van het evenement. Je kan deze eventueel aanpassen.

• Bijlagen - eventuele bijlagen van het dossier worden hier vermeld en de nodige bijlagen om mee te sturen naar Notula kan je aanvinken.
• Items - hier vind je de verschillende items zoals in Notula. De info die je hier meegeeft, wordt automatisch ingevuld bij Notula. Hiervoor gebruik je best dynamische velden om de nodige info uit het dossier in te stellen.
  • Beknopte samenvatting
  • Aanleiding en context
  • Argumentatie
  • Juridische grond
  • Financiële informatie
  • Artikels - hier kan je meerdere artikels toevoegen.
  • Parameters - hier kan je meerdere parameters toevoegen wanneer je in Notula met sjablonen werkt.

• Klik onderaan rechts op Exporteren om het dossier door te sturen naar Notula.

• Na het exporteren zal in Flowlab het ingestuurde punt te zien zijn onder het tabblad Notulen. Klik op deze link om het dossier in Notula verder af te werken en in te dienen.

Standaard instellen van de te exporteren items naar Notula

De velden die je invult bij de Items van Notula, kan je ook een standaardwaarde meegeven, zodat deze bij elk dossier standaard ingevuld worden:

• Beknopte samenvatting
• Aanleiding en context
• Argumentatie
• Juridische grond
• Financiële informatie
• Artikels 
• Parameters 

Dit kan je doen bij de Instellingen van de Evenementen bij het onderdeel Notula. Vul de nodige velden aan met de juiste informatie en gebruik hiervoor f(x) om dynamische velden in te stellen, zodat de juiste info vanuit de evenementaanvraag meegegeven wordt.

Maak je in Notula gebruik van sjablonen, dan werk je best met de Parameters.

Klik, na je wijzigingen, onderaan rechts op Bewaren.