Hoe stel ik een locatie in voor Zaalverhuur?

Stap 1: Voeg de locatie toe

Locaties voeg je toe door de volgende stappen te volgen:

• Klik in de linkernavigatie onder Basisdata op Locaties.
• Klik rechtsboven op Toevoegen.
• Vul de algemene informatie in.
• Duid het type locatie aan.
• Vink bij instellingen de optie Deze locatie kan gehuurd worden in de module Zaalverhuur aan. Deze optie is enkel beschikbaar als je de module zaalverhuur hebt aangekocht en geeft extra functies aan de locatie om deze in te stellen voor verhuur.
• Klik onderaan op Bewaren.

Stap 2: Voeg ruimtes toe aan de locatie

Je maakt per locatie ruimtes aan om deze beschikbaar te kunnen stellen voor verhuur. 

Hoe voeg je een ruimte toe aan een locatie?

Nadat je de locatie hebt toegevoegd, kom je terug op het overzichtsscherm van locaties terecht.

• Zoek de locatie die je verder wil instellen op in de lijst. 
• In kolom 3 zie je of de locatie ingesteld staat als verhuurbaar of niet verhuurbaar.
• Klik op Geen ruimtes in kolom 4.
• Klik vervolgens rechts bovenaan op Toevoegen.

• Hier vul je alle details in van de ruimte die je wil verhuren. 
  • Algemene info
  • Prijssjabloon
  • Zoneconflicten
  • Instellingen

Algemene info instellen

• Vul de naam van de ruimte in.
• Duid aan of deze ruimte verder onderverdeeld is in zones.
  • Niet elke ruimte vereist een indeling in zones, maar voor sommige is dit essentieel. Neem als voorbeeld een grote sportzaal; deze kan vaak aan twee of meer groepen tegelijk verhuurd worden. Het is dan handig om de zaal te kunnen opsplitsen in verschillende zones. Met deze knop, kun je de zones activeren.
• Geef je ruimte een duidelijke omschrijving zodat de aanvrager zich een goed beeld kan vormen.
• Bij toegankelijkheid kan je vermelden of de ruimte toegankelijk is voor rolstoelgebruikers of niet.
• Vul het aantal toegelaten personen in.
  • Het aantal toegelaten personen wordt direct gekoppeld aan de aanvraag van de burger. Als de capaciteit van een ruimte lager is dan het aantal personen dat de burger wenst te ontvangen voor zijn activiteit, wordt deze ruimte niet getoond in de opties. Dit zorgt ervoor dat alleen geschikte ruimtes worden voorgesteld, passend bij de grootte van het evenement of de activiteit.
• Je kan een afbeelding of foto van de ruimte toevoegen.
• Je duidt aan voor welke activiteitcategorieën deze ruimte geschikt is.
  • Dit is een belangrijk onderdeel, aangezien dat bepaalt welke ruimte voor welk doeleinde kan gereserveerd worden. Zo zal een vergaderzaal bijvoorbeeld niet getoond worden als een burger een sportactiviteit aanvraagt.
  • Deze activiteitcategorieën bepaal je zelf via de module zaalverhuur. 

Prijssjabloon

• Selecteer het prijssjabloon dat geldig is voor deze ruimte / zone.

Zoneconflicten

Via zoneconflicten kan je aanduiden welke andere zones op dezelfde locatie niet op hetzelfde tijdstip kunnen gehuurd worden.

Dit wordt verder toegelicht bij het instellen van de zones.

Instellingen

Hier kan je een bufferperiode instellen en boekhoudkundige codes toevoegen voor de koppeling met Mercurius, indien van toepassing.

Bufferperiodes kan je op verschillende niveaus instellen:

• algemeen voor alle locaties
• per locaties
• per ruimte - De bufferperiode die je hier instelt, is enkel geldig voor de ruimte die je hier beheert.

• Klik nadien op 'Bewaren', dan zal de ruimte huurbaar zijn door de burger. 

• Voeg extra ruimtes toe bij de locatie indien nodig.