Kan de aanvrager zijn tijdsloten wijzigen na het indienen van zijn aanvraag?

Ja, nadat de aanvrager zijn aanvraag ingediend heeft en er zijn aanpassingen nodig, kan hij een wijzigingsaanvraag aanmaken.

Hoe kan de aanvrager een wijziging aanvragen?

In zijn aanvraag heeft de aanvrager, in het tabblad Huurperiodes, hiervoor de knop Wijziging aanvragen.

Nadat hij op de knop Wijziging aanvragen klikt, opent er een venster om de wijzigingen in te geven.

• Bestaande huurperiodes (verwijderen)
  • Hier kunnen gevraagde tijdsloten aangevinkt worden om ze annuleren (en te laten verwijderen).
• Met de knop +Periode toevoegen kunnen er extra tijdsloten aangevraagd worden. Deze worden dan weergegeven in het kader Nieuwe huurperiodes toevoegen.
• Toelichting: hier kan optioneel een extra boodschap toegevoegd worden.
• Daarna klikt hij op de knop Aanvraag versturen rechts onder.

• In zijn aanvraag ziet hij de wijzigingsaanvraag en de status hiervan.
• De wijzigingsaanvraag kan open geklikt worden om de gevraagde wijzigingen te raadplegen.

Hoe weet ik als medewerker dat er een wijzigingsaanvraag ingediend werd?

 Om de wijzigingsaanvragen te kunnen opvolgen, moet je triggers en acties instellen bij de module zaalverhuur.

• Klik onder Zaalverhuur op Triggers en Acties.
• Kies voor Trigger toevoegen en selecteer de systeemtriggers.
  • Selecteer de systeemtrigger 'Een wijzigingsaanvraag werd ingediend' en maak hierbij de gepaste mailactie aan, zodat je op de hoogte wordt gebracht wanneer er een wijzigingsaanvraag wordt ingediend.
  • Stel ook de systeemtriggers 'Een wijzigingsaanvraag werd goedgekeurd', 'Een wijzigingsaanvraag werd deels goedgekeurd' en 'Een wijzigingsaanvraag werd geweigerd' zodat je hierbij de mails kan instellen om de aanvrager op de hoogte te brengen van jullie beslissing voor de wijzigingsaanvraag.

Hoe verwerk ik de wijzigingsaanvraag als beheerder?

Wanneer er een wijzigingsaanvraag werd ingediend voor een dossier, krijgt het dossier hiervoor een extra tabblad Wijzigingsaanvragen.

• Open het tabblad Wijzigingsaanvragen en klik op Bekijkenom de wijziging te verwerken.
  • Vink de wijzigingen aan die je wil goedkeuren.
  • Niet-aangevinkte wijzigingen worden geweigerd.
  • Klik op Verwerken.

• De wijzigingsaanvraag werd verwerkt en  
  • wordt bewaard in het tabblad Wijzigingsaanvragen,
  • de wijzigingen werden ook doorgevoerd bij de Huurperiodes - de lijst met tijdsloten wordt dus automatisch aangepast met de wijzigingen.