Hoe stel ik Flowlab in voor facturatie zaalverhuur?

De wijze waarop je facturen verwerkt voor de module Zaalverhuur is afhankelijk van hoe de betaalflow van jouw gemeente werd bepaald en de betaalmethodes die hierbij gehanteerd worden.

De basis* hierbij is dat de factuur per verhuuraanvraag klaar gezet wordt nadat het dossier of de verhuuraanvraag ingediend werd. De factuur krijgt hierbij de status 'in afwachting'.

*Bij betaalmethode = cash en factuur - bij betaalmethode = periodieke factuur wordt de factuur klaargezet op het ingestelde tijdstip.

• Voor de meest voorkomende betaalflows en de bijhorende instellingen kan je hieronder een stappenplan downloaden.
• Hoe je de facturen later verwerkt en exporteert, vind je hier.

Hoe genereer ik facturen bij manuele periodieke facturatie?

• Bij gewone facturatie wordt de factuur aangemaakt zodra een verhuuraanvraag wordt ingediend.
• Bij periodieke facturatie wordt de pas klaar gezet op een vooraf ingestelde periode, bijvoorbeeld 1x per maand of 1x per kwartaal. 
  • Met de periodieke factuur worden de geboekte tijdsloten van de voorgaande periode aangerekend.
• Binnen Flowlab kan je de periodieke facturatie zowel automatisch als manueel instellen. Hoe je dit instelt, vind je terug in het stappenplan (via de download hierboven).

Om de facturen te genereren, op een zelfgekozen moment, bij manuele periodieke facturatie volg je volgende stappen:

• Open Facturen onder Zaalverhuur 
• Klik rechts bovenaan op het pijltje naast Factuur toevoegen en kies voor +Facturen genereren.

• Periode: Vul hier de periode in voor welke de goedgekeurde tijdsloten afgerekend moeten worden.
• Factuurgegevens:
  • Factuurdatum: Vul zelf de datum in welke op de factuur verschijnt als de factuurdatum.
  • Omschrijving: Bepaal de omschrijving voor de factuur, bijvoorbeeld Afrekening april tem juni 2025.
• Klik op Bewaren.
• De facturen worden gegenereerd en klaargezet voor verdere verwerking (zoals XML-export naar boekhouding, export PDF-facturen).