Welke triggers en acties stel ik in bij de module dossierstromen?

Triggers en acties kom je op verschillende plaatsen tegen in Flowlab. Hier bij de module dossierstromen stel je acties in voor triggers die gelinkt zijn aan de aanvraag van een dossier, afhankelijk waarvoor je de dossierstromen inzet zoals subsidies, aanvraag digitale infoborden.

Op deze manier bepaal je welke acties er automatisch of manueel dienen te gebeuren wanneer bijvoorbeeld een burger aanvraag indient of wanneer de status van het dossier werd gewijzigd. Een actie kan bijvoorbeeld zijn het versturen van een mail naar de aanvrager ter goede ontvangst van de aanvraag.

Stap 1: Selecteer de gewenste systeemtriggers

• Selecteer Triggers en acties onder de module Dossierstromen.
• Klik op Trigger toevoegen.
• Kies voor Systeem.

• Vink de systeemtriggers aan waarvoor je een actie wil instellen:
  • Alle verplichte formulieren hebben de status goedgekeurd gekregen
  • Een gebruiker werd toegewezen aan het dossier
  • Het dossier is geannuleerd door de gemeente
  • Het dossier is geannuleerd door de burger
  • Een gebruiker voegt een nieuw dossier toe
  • Het dossier werd verwijderd
  • Labels van een dossier werden gewijzigd
  • Een beheerder past de status van een dossier aan naar 'Goedgekeurd'
  • Een beheerder past de status van een dossier aan naar 'Afgekeurd'
  • Een beheerder past de status van een dossier aan
  • Een gebruiker dient een nieuwe aanvraag in - OPGELET: het dossier krijgt achter de schermen de status ingediend nadat de aanvrager de basisinfo en de vragen heeft ingevuld in stap 2 van de aanvraag EN dus voor dat er formulieren worden ingevuld. Hierdoor kan je bij het instellen van de actie geen voorwaarden stellen gebaseerd op formuliervelden.
  • Klik op Bewaren. 

Stap 2: Voeg per trigger de gewenste actie toe

• Klik op Actie toevoegen in de rechterkolom bij de gewenste trigger.
• Selecteer de gewenste actie.
• Afhankelijk van de gekozen actie, verschijnen er  invulvelden. Vul het tabblad Algemeen aan, evenals het tabblad Voorwaarden.
• Klik rechts onderaan op Bewaren.