Hoe verwerk ik dossiers?

Om dossiers te verwerken, kan je volgende stappen als leidraad volgen. Veel is afhankelijk van de ingestelde procedure en wat er juist opgevolgd wordt via de dossierstroom.

• Selecteer Dossiers bij de module dossierstromen in de linkernavigatie of klik op de drie bolletjes achteraan dossierstromen en kies voor Dossiers.
• Per dossier (aanvraag) zie je hier de beknopte info.
• Open het gewenste dossier door op de dossiernummer te klikken.

Wanneer je het dossier opent, zie je verschillende zaken over deze aanvraag.

• Bovenaan staat de dossiernummer.
• Label toevoegen: hier kan je kiezen om een label toe te voegen aan het dossier (afhankelijk van jullie interne werkwijze)
• Knop Opties (deze functionaliteiten bespreken we verderop)
  • Status wijzigen
  • Toewijzen aan
  • Formulier ad hoc toevoegen
  • Dossier verwijderen
• Daaronder zie je verschillende tabbladen: algemeen, dossierflow, formulieren en berichten. Deze tabbladen helpen je bij het verwerken van de informatie betreffende de aanvraag.

Tabblad Algemeen bij een dossier

• Algemene informatie: 
  • Titel = dossiernummer
  • Status van de aanvraag
  • Gebruiker = de persoon die de aanvraag indient
  • Aanvrager = de vereniging of de persoon voor wie de aanvraag ingediend wordt
• Basisvragen: Eenmaal ingediend, kunnen de antwoorden op basisvragen niet aangepast worden. Op basis van deze antwoorden worden in een volgend scherm de nodige formulieren klaargezet bij deze aanvraag. (Basisvragen zijn de vragen die door de procedurebeheerder ingesteld werden onder Vragen.) 

Tabblad Dossierflow bij een dossier

Onder het tabblad dossierflow krijg je een overzicht van de acties die aan het dossier hangen, afhankelijk van hoe de flow bij jullie in de module werd ingesteld.

In dit voorbeeld heeft de gebruiker een automatische mail ontvangen na het indienen van de aanvraag. Via de knop Toon e-mail kan je de verstuurde mail bekijken.

Deze acties kunnen bij jullie verschillen afhankelijk van wat de procedurebeheerder ingesteld heeft voor de aanvraag flow van het dossier.

Tabblad Formulieren bij een dossier

Onder het tabblad Formulieren krijg je een overzicht van de formulieren die door de aanvrager ingediend moeten worden. Een eerste vak bestaat uit verplichte formulieren, met daaronder een vak optionele formulieren. (De inhoud van de formulieren wordt door de procedurebeheerder bepaald bij het instellen van de dossierflow.)

In het overzicht zie je de beknopte info over de formulieren:

• Teller bij formulieren: de teller geeft weer hoeveel formulieren de gebruiker nog moet indienen.
• Naam van het formulier
• In te dienen voor: nvt
• Goed te keuren voor: nvt
• In behandeling door: dit wordt enkel ingevuld wanneer de behandelaar iemand anders is dan de dossierbeheerder van de module.
• Eigenaar (de gebruiker)
• Adviezen: hier kan je zien of het formulier een positief of een negatief advies heeft gekregen.
• Status: dit betreft de status per formulier
  • Vul in: de gebruiker moet het formulier nog invullen en indienen.
  • Bewaard, niet ingediend: de gebruiker heeft het formulier ingevuld en bewaard, maar niet ingediend.
  • In behandeling: de gebruiker heeft het formulier ingediend en het formulier moet nog behandeld worden door de dossierbeheerder.
  • Goedgekeurd: de dossierbeheerder heeft het formulier goedgekeurd.
  • Afgekeurd: de dossierbeheerder heeft het formulier afgekeurd.

Hoe je het formulier verder verwerkt als dossierbeheerder, lees je in het artikel Hoe verwerk ik formulieren bij een aanvraag?.

Tabblad Berichten bij een dossier

Via het tabblad Berichten kan je makkelijk communiceren over het dossier met de aanvrager en andere diensten of derde partijen.

Heb je meer informatie nodig over het dossier of wil je de aanvrager een vraag stellen over zijn dossier, dan kan je hier de knop Bericht verzenden gebruiken. 

Het overzicht van de verstuurde berichten is daarna hier beschikbaar, onder het tabblad Berichten.

Hoe verstuur ik een bericht bij een dossier?

• Klik op de knop Bericht verzenden, links in het scherm onder het tabblad Berichten.
• Ontvangers: Hier kan je ontvangers toevoegen of verwijderen.
  • Bij een eerste bericht kan je de oorspronkelijke ontvanger (de aanvrager) niet verwijderen.
• Formuleer het bericht in het tekstvak.
• Je kan een bestand toevoegen.
• Publiek bericht: Standaard staat dit actief, wat betekent dat het bericht zichtbaar is voor de aanvrager (de burger).
  • Wanneer je publiek bericht uitzet, ontvangt de aanvrager het bericht niet. (Ook niet bij een eerste bericht wanneer je de aanvrager als ontvanger niet kan verwijderen.)
• Klik rechts onderaan op Verzenden.

Meer over de werking van Berichten, lees je in het artikel Berichten. 

Hoe wijzig ik de status van een dossier? Hoe keur ik een aanvraag goed of af?

• Om de status van een dossier te wijzigen, klik je rechts (boven) in je scherm op de knop Opties.
• Selecteer Status wijzigen.
• Kies de gewenste optie voor dit dossier:
  • Goedgekeurd: De aanvraag wordt goedgekeurd.
  • Afgekeurd: Het dossier is afgekeurd.
• Klik daarna onderaan rechts op Status wijzigen.