Hoe werkt de koppeling met Arinto?

Hoe wordt de koppeling met Arinto opgestart?

De koppeling tussen de uitleenmodule van Flowlab en Arinto is specifiek bedoeld voor efficiënter en centraal stockbeheer. Bij een uitleenaanvraag in Flowlab wordt de stock in Arinto live gesynchroniseerd en worden de nodige werkopdrachten klaargezet.

• Om de (betalende) koppeling met Arinto te activeren, moet je de API-key bij Arinto opvragen en aan support@flowlab.be bezorgen voor integratie.

Wat moet ik instellen in Flowlab voor synchronicatie van de stock?

Na de integratie moet het materiaal in Flowlab gekoppeld worden aan het materiaal bij Arinto. Afhankelijk van waar het materiaal reeds ingesteld werd, zijn er verschillende mogelijkheden om deze te koppelen.

a) Materiaal bestaat reeds in Flowlab en in Arinto

Wanneer je beide toepassingen reeds los van elkaar gebruikt, bestaat het materiaal reeds in Flowlab voor uitleenaanvragen en zit hetzelfde materiaal reeds in de materieelmodule bij Arinto.

In dit geval moet je het referentienummer van het materieel uit Arinto toevoegen aan het materiaal in Flowlab.

• in Arinto: Open de materieellijst en zoek het referentienummer op dat je nodig hebt.
• in Flowlab: Open Materialen bij de uitleenmodule.
  • Open het materiaal waarbij je de referentienummer wil toevoegen en klik op Bewerken via Opties.
  • Vul de referentie in in het veld Arinto externe referentie en klik onderaan rechts op Bewaren.
• Doe dit voor elk materiaal apart.

b) Materiaal bestaat reeds in Flowlab en NIET in Arinto

Wanneer er in Flowlab meer materialen zitten voor uitleen dan in Arinto, kan je vanuit Flowlab deze materialen in Arinto aanmaken.

• in Flowlab: Open Materialen bij de uitleenmodule.
  • Open het materiaal dat je wil koppelen met Arinto.
  • Klik op de knop Materiaal aanmaken in Arinto.
  • Bevestig deze actie in het volgende scherm.
  • Het materiaal wordt aangemaakt in Arinto, met een referentie naar Flowlab. 
• in Arinto: Open de materieellijst en vul het materieel aan indien nodig.
• Doe dit voor elk materiaal apart.

c) Materiaal bestaat reeds in Arinto en NIET in Flowlab

Wanneer er in Arinto meer materieel aanwezig is dan in Flowlab, worden deze automatisch aan Flowlab toegevoegd. 

• Elk uur wordt er een synchronisatie gedaan vanuit Arinto naar Flowlab. 
• Materialen (van het type gereedschap) die in Arinto bestaan worden dan aangemaakt of aangepast in Flowlab.
• Aangezien een product uitgebreider is in Flowlab, wordt er voor nieuwe producten standaard zaken ingevuld die achteraf kunnen worden aangepast. 
  • Gebruik standaard depot
  • Ook privilegeniveaus moeten in Flowlab zelf ingesteld worden
• Er zijn daarbij 2 nieuwe systeemtriggers voorzien die afgevuurd kunnen worden als een materiaal vanuit Arinto is aangemaakt of aangepast.
  • Een product werd toegevoegd vanuit Arinto 
  • Een product werd aangepast vanuit Arinto

Hoe worden werkopdrachten aangemaakt in Arinto?

Na activatie van de koppeling en het koppelen van de materialen, verloopt het aanmaken van Opdrachten in Arinto automatisch bij elke nieuwe aanvraag in Flowlab.

• Aanmaak nieuwe klant in Arinto: Wanneer de aanvrager van een dossier in Flowlab nog niet als klant bestaat in Arinto, wordt deze automatisch aangemaakt.
• Aanmaak opdracht in Arinto: Wanneer de aanvrager een uitleenaanvraag doet in Flowlab, wordt hiervoor een Opdracht klaargezet in Arinto.
  • Wanneer de aanvraag in Flowlab aangemaakt is, maar nog niet ingediend, is de zichtbare status bij Arinto = Gepland.
  • Wanneer de aanvraag in Flowlab wordt ingediend, is de zichtbare status bij Arinto = Geïnitialiseerd.